Concernant les dossiers des actions, plusieurs avis divergent :

- relier les dossiers, mais le jury sera penché sur son exemplaire relié et cela n’est pas très communiquant…

- mettre les documents dans des pochettes plastiques dans des classeurs, même inconvénient…

- mettre les documents dans des lutins avec pochettes détachables ; je pense que c’est mieux néanmoins j’ai lu que le reflet des pochettes pouvait faire mal aux yeux…

J’ai donc opté pour une solution plus économique : j’ai mis chaque action dans une pochette à rabats en plastique.

J’ai choisi de présenter certains documents sur un chevalet et j’ai distribué les autres au fur et à mesure de ma présentation. J’avais fait 3 exemplaires des documents et j’avais mis les 3 exemplaires de chaque document ensemble, les uns sur les autres. Lorsque le jury a choisi l’action, j’ai sorti le tas de ma pochette. A chaque document, je donnais un exemplaire à deux personnes, le deuxième aux deux autres et le troisième je le mettais sur la gauche du tas pour moi. Et ainsi de suite…

Le problème c’est qu’à la fin le jury s’est retrouvé avec un paquet de documents qu’il fallait que je rassemble , mais il ne m’en a pas tenu rigueur…

Peuvent être mis à votre disposition : un rétroprojecteur, un magnétoscope / TV, un ordinateur. Alors n’hésitez pas à utiliser différents supports : chevalet, transparents, films, diaporamas.

J’allais oublier : vous avez le droit à des fiches plan pour l’oral.

Le dossier professionnel à remettre au rectorat est composé de supports administratifs et de supports pour l’entretien :

- La partie administrative = certificats de stage + bilans de stage (candidats en formation continue) / certificats de travail (candidats par alternance).

- Documents supports pour l’entretien = tableau-planning + fiches bilans des actions.

Le tableau planning

Il est présenté sur un document A3 en orientation "paysage". Le document est plié en deux de manière à ce que le tableau planning figure à l’intérieur. La première page est la page de garde et la dernière est la page composition du dossier.

Télécharger le tableau planning : www.futur-ad.fr/wp-content/uploads/file/dossier pro.doc

Pour les candidats en formation continue, les périodes de stage doivent être représentées.

Présenter les actions dans l’ordre chronologique, et indiquer la période de réalisation en respectant de préférence la codification du planning type qui vous est envoyé par le rectorat. Il y a 4 codes représentant les 4 possibilités:

- action réalisée en responsabilité et seule = vous avez pris des décisions et menez vous-même l’action en réalisant les tâches seule.

- action réalisée en responsabilité et en groupe = vous avez pris les décisions, guidé un groupe en réalisant les tâches en équipe.

- action réalisée en collaboration et seule = vous avez appliqué seule les consignes d’une autre personne.

- action réalisée en collaboration et en groupe = vous avez appliqué des consignes et réalisé les travaux en équipe.

Les fiches bilans

Télécharger une fiche bilan : www.futur-ad.fr/wp-content/uploads/file/Fiche Bilan.doc

Je vous mets aussi en ligne une liste de compétences par pôle pour la partie "Compétences mises en oeuvre":  www.futur-ad.fr/wp-content/uploads/file/Liste des compétences par pôle.pdf

Concernant le bilan de l’activité, il s’agit du résultat de l’action, ce que vous avez apporté à l’entreprise et également ce que l’action vous a appris, vous a permis de développer en terme de compétences et de qualités.

Voilà pour le dossier pro !

La présentation d’une action nécessite un plan:

- Contexte

- Objectifs

- Analyse de l’existant

- Contraintes

- Moyens / différentes solutions

- Choix de la solution et justification

- Mise en oeuvre / présentation des étapes avec les difficultés rencontrées

- Résultat

- Bilan de l’action / apports personnels et professionnels.

A adapter selon l’action!

Réaliser des documents de communication.
Création d’une brochure.
Revue de presse.
Confection d’un CD Rom.
Réalisation du catalogue informatique.
Promotion de l’entreprise, publicité.
Créer un site internet.
Accueil d’un stagiaire.
Réaliser des enquêtes de prospection, de satisfaction.

Participer au recrutement.
Formation.
Collecte de la taxe d’apprentissage.
Achat de matériels, de fournitures, mobiliers.
Participer à la gestion du Comité d’entreprise, d’une association.

Définition

Une action professionnelle est un enchaînement de tâches, menées sur le terrain ; c’est un projet ayant un but concret.

Les actions "ne peuvent jamais se limiter à une tâche isolée ou à la seule observation de la réalité professionnelle." (Extrait de la Circulaire nationale d’organisation du BTS Assistant de Direction 2007.)

Le référentiel n’indique pas de nombre minimum d’actions à réaliser, cependant il est conseillé d’en avoir au moins 4, en sachant que le mieux c’est d’avoir 6 actions.

Elles doivent être diversifiées, réparties sur la durée de la formation (le planning ne doit pas comporter de gros trous) et réalisées dans des structures différentes.

Une action peut être réalisée seule ou en groupe, il est préférable de faire les 2 pour montrer que l’on sait travailler seul et également au sein d’une équipe.
Une action peut être réalisée en responsabilité ou en collaboration, il est aussi intéressant d’avoir les 2 types d’actions pour montrer que l’on sait mener un projet de façon autonome et également appliquer des consignes. 

Réalisation

Tout d’abord vous pouvez faire un QQOQCP pour définir clairement le projet et déterminer le travail à réaliser.

N’hésitez pas à poser des questions ou à vous faire réexpliquer certaines choses par votre tuteur pour bien cerner le projet et ne pas vous tromper lors de la réalisation des tâches; il vous faut connaître le but, les contraintes, les moyens, ce qu’on attend de vous.

Ensuite il faut utiliser le maximum d’outils vus en communication et en organisation/gestion, par exemple:

- gestion du temps: la liste des tâches, la liste de contrôle, le PERT, le GANTT.

- résolution des problèmes: le diagramme d’Ishikawa, un arbre des causes, un tableau comparatif de solutions.

- description des procédures: le schéma poste-document, l’organigramme de programmation.

N’oubliez pas de récolter les documents nécessaires qui décrivent l’action, à partir desquels vous avez travaillé, les documents que vous avez  créés, de faire des photocopies pour les présenter à l’oral.

Le jury est composé de 3 professeurs : 1 prof de français, 1 prof de communication et bureautique, 1 prof d’économie et gestion ; + des fois un professionnel.